Du skyddar dig mot skador när du hyr ut släp och maskiner genom att dokumentera skicket med bilder före och efter varje hyra, ha villkor med en självrisk som kunden ser innan hen betalar och en försäkring som gäller vid uthyrning. Då blir en skada något du hanterar, inte en förlust och en jobbig diskussion.
Det mesta som går snett vid uthyrning handlar om oenighet om skicket. Fanns skadan redan? När uppstod den? Lösningen är att dokumentera, inte att lita på minnet.
Hur dokumenterar du skicket vid hämtning och lämning?
Med en kort checklista och bilder vid både hämtning och lämning. Då har du och kunden samma bild av produkten, och de flesta diskussioner slutar innan de börjar.
“Den var redan repad” är svårt att hävda mot ett foto med datum och tid från hämtningen.
Håll checklistan kort. Fem punkter som kunden faktiskt går igenom är bättre än tjugo som hen klickar förbi. Be om bilder på det som brukar gå sönder: däck, slangar, kablar, skärande delar och lack. På en maskin med timräknare, ta en bild på den också.
Vad är självrisk, och hur skriver du den i villkoren?
Självrisken är det belopp kunden själv betalar om något går sönder under hyran. Skriv den som ett belopp, eller som den faktiska kostnaden upp till ett tak, och visa den innan kunden betalar. Då vet kunden vad hen godkänner, och du slipper förhandla efteråt.
Skriv villkoren så att en kund förstår dem utan att läsa två gånger. Hyr du ut till privatpersoner får villkoren inte vara oskäliga, och ett villkor som är oklart tolkas till kundens fördel. Ta med vad som ingår, vad kunden ansvarar för och vad som händer vid skada, förlust och sen återlämning.
Kan du ta en deposition?
Inte som en reservation på kundens kort i Qonnecta. Det som finns i stället är en obligatorisk avgift eller en försäkring som läggs i bokningen, villkor om självrisk som kunden godkänner när hen bokar och bilderna som visar vad som hände. Dyra maskiner kan du fortsätta lämna ut själv.
Gäller din försäkring när du hyr ut, också vid stöld?
Fråga ditt försäkringsbolag, och fråga uttryckligen om uthyrning. En vanlig försäkring för släp eller maskiner gäller inte alltid när de hyrs ut mot betalning. Kontrollera också vad som händer om en kund inte lämnar tillbaka det hen har hyrt.
Det är inte alltid stöld i försäkringens mening. Har kunden fått släpet eller maskinen av dig frivilligt och inte lämnar tillbaka det, räknas det i en del villkor som förskingring eller olovligt förfogande, och då gäller inte stöldskyddet. Det finns tilläggsförsäkringar för just uthyrning som täcker det.
Fråga också hur bolaget vill att en skada dokumenteras. Bilderna från skickkontrollen är ett bra underlag.
Vad gör du när kunden inte vill betala för en skada?
Skicka ett krav med bilderna från hämtning och lämning och en hänvisning till villkoren kunden godkände. Betalar kunden inte, skicka en påminnelse. Hjälper inte det kan du lämna ärendet till inkasso eller ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Ju tydligare bilderna och villkoren är, desto mer sällan kommer du så långt. En bild från kundens egen hämtning är svår att säga emot.
Hur följer du upp en skada?
Koppla avvikelsen till rätt bokning, kund och produkt, med bilderna, och följ den tills den är avslutad. Då blir uppföljningen ordnad i stället för en lapp på skärmen.
Titta också efter mönster. Kommer samma produkt ofta tillbaka med samma fel kan den behöva bytas, eller så behöver instruktionen bli tydligare.
Hur förebygger du skador?
Med en instruktion innan hyran. Många skador beror på att kunden inte visste hur produkten skulle användas. En kort instruktion eller film i bokningen minskar risken. Kräver en maskin en genomgång kan du hyra ut just den bemannat och resten obemannat.
I Qonnecta bestämmer du vad som ska kontrolleras för varje produkt. Kunden fotograferar vid hämtning och lämning, och en avvikelse hamnar med bilderna på bokningen och i din lista över avvikelser i admin, även när ingen är på plats. Läs mer om maskin- och verktygsuthyrning.