När du hyr ut samlar du in personuppgifter och tar betalt, så både dataskyddsreglerna (GDPR) och momsreglerna gäller dig. Kort sagt: samla bara in det du behöver, spara det inte längre än nödvändigt, och kontrollera om det du hyr ut är momspliktigt innan du sätter priserna.
Obs: det här är en allmän översikt, inte juridisk rådgivning eller skatterådgivning. Kontrollera vad som gäller för din verksamhet med en redovisningskonsult, Skatteverket eller Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Vad innebär GDPR för dig som hyr ut?
Du är personuppgiftsansvarig så fort du sparar namn, kontaktuppgifter, betalningar eller uppgifter om vem som har fått en kod till ett lås. Det viktigaste i praktiken:
- Rättslig grund. För att genomföra en bokning räcker oftast att behandlingen behövs för att fullgöra avtalet med kunden. Du behöver inget separat samtycke för det som krävs för själva uthyrningen. Utskick med erbjudanden är en annan sak.
- Spara inte i onödan. Behåll uppgifterna så länge du behöver dem och rensa sedan. Räkenskapsinformation, till exempel kvitton och fakturor, ska sparas i sju år.
- Säkerhet. Skydda uppgifterna med starka lösenord, begränsad åtkomst och leverantörer du litar på.
- Personuppgiftsbiträdesavtal. Om ett bokningssystem eller en betalleverantör hanterar kunduppgifter åt dig ska ni ha ett personuppgiftsbiträdesavtal.
- Kundens rättigheter. Kunder kan be att få se sina uppgifter eller få dem raderade. Ha en enkel rutin för det.
- Informera. Berätta för kunden vilka uppgifter du sparar och varför, till exempel i en integritetspolicy som du länkar till från bokningen.
Samla bara in det du behöver, skydda det och spara det inte längre än nödvändigt.
Är uthyrning momspliktig?
Det mesta, men inte allt. Några hållpunkter:
- Lös egendom, som släp, fordon, maskiner och verktyg, är normalt momspliktig med 25 procent.
- Förråd är ett gränsfall. Hyr kunden ett eget avgränsat förrådsutrymme kan det räknas som uthyrning av fastighet, och då är det som regel momsfritt. Förvaringsboxar och förvaring som tjänst är normalt momspliktiga. Var gränsen går beror på upplägget, så stäm av med Skatteverket innan du sätter priser.
- Lokaler kan också vara momsfria eller momspliktiga, beroende på hur och till vem du hyr ut. Fråga din redovisningskonsult.
- Momsregistrering. Driver du näringsverksamhet med momspliktig försäljning ska du som regel vara registrerad för moms och redovisa den.
- Kvitton och fakturor ska innehålla rätt uppgifter, till exempel momssats, momsbelopp och ditt organisationsnummer.
Ska priserna visas med eller utan moms?
Med moms om du hyr ut till privatpersoner, eftersom det är vad de förväntar sig. Säljer du mest till företag kan du visa priser utan moms, men skriv ut det tydligt.
Hur hjälper ett bokningssystem?
Det håller ihop kunduppgifter, betalningar och underlag på ett ställe. I Qonnecta går betalningarna till ditt eget konto via Stripe och Swish, kunden får ett kvitto på mejlen automatiskt, och du anger momsen per pris. Läs vårt personuppgiftsbiträdesavtal för hur vi hanterar uppgifterna åt dig.