Ett bra bokningssystem för uthyrning tar hand om hela hyran, inte bara kalendern: bokning, betalning, åtkomst, skick och avtal. Kräv att det klarar din typ av uthyrning, tar Swish och kort, kopplar koden till bokningen och visar ditt namn för kunden. Här är nio punkter, med frågorna du ska ställa till leverantören.
Det är vanligt att börja med en kalender, ett formulär och Swish till ett nummer. Det fungerar tills bokningarna blir fler. Sedan tar betalningar, nycklar, avbokningar och avtal mer och mer tid. Då behöver du ett riktigt system, men allt som kallas bokningssystem passar inte uthyrning. Ett system för frisörtider vet ingenting om släp som kommer tillbaka sent.
1. Klarar systemet din typ av uthyrning?
Kontrollera att systemet klarar de hyror du har i dag och de du kan tänkas få. Timhyror, dygnshyror och avtal som löper månad för månad fungerar olika. En bastu hyrs i pass, ett släp per dygn och ett förråd tills vidare.
Fråga leverantören:
- Klarar ni både korta bokningar och avtal som löper tills vidare?
- Kan jag ha flera platser med egna öppettider och stängda dagar?
- Kan jag lägga en paus mellan två bokningar, till exempel för städning?
- Vad händer om två kunder bokar samma tid samtidigt?
2. Går det att hyra ut utan personal?
Vill du hyra ut obemannat måste systemet koppla bokningen till åtkomsten. Kunden ska få en kod till ett digitalt kodlås när hyran börjar, utan att du gör något. Annars sitter du fast i att möta upp varje kund.
Fråga leverantören:
- Vilka lås fungerar, och behöver de internet eller ström?
- När får kunden koden, och hur länge gäller den?
- Ser jag låsens batterinivå?
- Kan jag skapa en kod på distans när något krånglar?
3. Tar systemet betalt på det sätt svenska kunder vill?
Kräv Swish och kort, gärna via en etablerad betalleverantör som Stripe. Med Stripe kan kunden också betala med Klarna, och med Apple Pay eller Google Pay om systemet har stöd för det. I Qonnecta betalar kunden med kort, Apple Pay och Google Pay via Stripe, med Swish i Sverige och med Klarna om du slår på det. Betalningen ska höra ihop med bokningen, så att du slipper stämma av för hand.
Fråga leverantören:
- Går pengarna direkt till mitt konto, eller via er?
- Vilka avgifter tar ni, och vilka tar banken och betalleverantören?
- Hur fungerar återbetalning när kunden avbokar?
- Kan företagskunder betala mot faktura?
4. Klarar prislistan verkligheten?
Ditt pris är sällan ett enda pris. Du behöver pris per timme och dygn, helgpris, säsongspris, tillval, obligatoriska avgifter och en avgift för sen återlämning. Ju mer systemet klarar, desto mindre räknar du för hand.
Fråga leverantören:
- Kan jag ha olika pris per veckodag och för en viss period?
- Kan jag lägga till tillval och obligatoriska avgifter?
- Hur visas momsen för kunden?
- Ser kunden hela priset innan hen betalar?
5. Ser kunden ditt namn eller leverantörens?
Kunden ska se ditt varumärke, inte leverantörens. Det är din kundrelation, och kunden ska komma tillbaka till dig. Mer om det i eget varumärke eller en kedja eller portal.
Fråga leverantören:
- Kan jag använda egen logga, egna färger och egen domän?
- Kan jag länka till bokningen från min hemsida?
- Får jag ut mina kunduppgifter och min historik om jag slutar?
- Syns ert namn någonstans i bokningen?
6. Klarar systemet avtal och löpande betalning?
För längre hyror, som förråd, behöver du kunna skapa ett avtal som kunden signerar digitalt innan första betalningen, och sedan dra hyran varje period.
Fråga leverantören:
- Hur signeras avtalet, och går det med BankID?
- Dras hyran från ett sparat kort, med autogiro eller mot faktura?
- Ser jag direkt när en betalning är sen?
- Kan jag göra en kreditkontroll av nya hyresgäster?
7. Hjälper systemet dig när något kommer tillbaka skadat?
Skickkontroller med checklista och bilder vid hämtning och lämning är ditt bästa skydd i en diskussion om skador. Läs mer i skydda dig mot skador.
Fråga leverantören:
- Kan jag bestämma vad som ska kontrolleras per produkt?
- Hamnar bilderna på bokningen?
- Hur följer jag upp en avvikelse?
8. Pratar systemet med kunden åt dig?
Bekräftelser, kvitton och påminnelser ska gå ut av sig själva, med din text. Det är skillnaden mellan en kund som vet vad som gäller och en som ringer. Vissa system har också en assistent som svarar kunderna i chatten.
Fråga leverantören:
- Vilka meddelanden går ut automatiskt, och kan jag ändra texten?
- Skickas de med e-post, push eller sms?
- Kan kunderna få svar på sina frågor när jag inte är där?
- Ser jag statistik över var kunderna avbryter bokningen?
9. Vad kostar det, och kan du sluta när du vill?
Du ska kunna börja smått och växa, inte låsas in. Räkna på vad systemet kostar per månad med dina platser, inte på det lägsta priset på leverantörens hemsida.
Fråga leverantören:
- Vad kostar det per plats och månad, och vad ingår?
- Tar ni provision på mina bokningar?
- Finns det bindningstid eller startavgift?
- Vem hjälper mig att komma igång?
Hur testar du ett system innan du bestämmer dig?
Boka som en kund. Öppna leverantörens demo i mobilen och gå igenom en hel bokning: välj tid, lägg till ett tillval, betala och se vad som händer sedan. Fastnar du, fastnar dina kunder också.
Be sedan om att få se dina egna produkter och priser i systemet, och gå igenom en avbokning och en återbetalning. Ett system som klarar det vardagliga utan handpåläggning är värt mer än ett med många funktioner du aldrig använder.
Ett system i stället för flera
Varje separat verktyg är en inloggning till, en faktura till och en koppling till som kan gå sönder. Att samla bokning, betalning, lås och avtal på ett ställe sparar tid, och det gör att kunden möter samma namn hela vägen.
Hur står sig Qonnecta mot listan?
Qonnecta är byggt för uthyrning och klarar de flesta punkterna: korta bokningar och avtal som löper tills vidare, flera platser, kodlås från igloohome där koden visas i bokningen, Swish och kort med pengarna direkt till ditt eget konto, prislistor med tillval och avgifter, din logga och dina färger, digital signering av avtal, skickkontroller med bilder, automatiska meddelanden med e-post och push (sms kan slås på), en AI-assistent som svarar kunderna i chatten och statistik. Du betalar ett fast pris per plats och ingen provision.
Behöver du något mer, som autogiro, faktura för månadshyra, kreditkontroll av nya hyresgäster, deposition som reserveras på kundens kort, signering med BankID eller egen domän för bokningssidan? Hör av dig, så lägger vi till det eller kopplar ihop det med det du redan använder.
Kolla priserna eller alla funktioner. Har du fler frågor finns svaren under frågor och svar.